Les grandes vertus de la digitalisation de son processus achats

La digitalisation des achats semble plus que jamais se positionner comme un puissant levier de performance économique et concurrentielle. Mais comment expliquer ce phénomène ? Et comment le digital a permis aux équipes achats de gagner en performance, en agilité et en sécurité dans le traitement de leurs opérations quotidiennes ? Voici une présentation des grands bénéfices liés à la mise en œuvre d’une telle démarche.

Augmenter sa productivité
La gestion manuelle des achats, tel qu’elle est encore pratiquée dans de nombreuses entreprises, nécessite un temps important pour traiter des tâches à faible valeur ajoutée qui pourraient être automatisées. La digitalisation de la fonction achat permet de libérer les équipes des tâches chronophages et répétitives. Concrètement, la gestion du cycle d'achat avec une solution digitale permet de multiplier par deux la productivité de son équipe et ainsi augmenter le périmètre d'achat adressable par le service achats.

Renforcer l’autonomie des équipes
L’une des grandes forces de la digitalisation des achats est d’aider les responsables achats et les chefs d’entreprise à intégrer les achats dans les processus métiers pour gagner en efficacité opérationnelle. La traçabilité des opérations offerte par un SI Achats permet de s’assurer que la politique achats est respectée. Il est alors possible de déléguer à ses équipes tout en gardant le contrôle.

Fluidifier son cycle d’achat
Sélectionner les fournisseurs, faire signer les contrats, traiter les factures, gérer les stocks… Difficile de savoir qui s’occupe de quoi ? Le délai de traitement des opérations liées aux achats est-il rapide ? Si la réponse est non, la digitalisation du processus d'achat fluidifie les échanges de documents et d’informations entre les acheteurs, les opérationnels ou la comptabilité et les fournisseurs.

Baisser le risque fournisseur
L’entreprise est responsable des personnes avec lesquelles elle travaille et cela englobe aussi vos fournisseurs. Se renseigner auprès des plateformes de documents légaux prend du temps, tout comme récolter l’ensemble des informations fournisseurs. Digitaliser son processus achat permet d’avoir une vue à 360° des informations fournisseurs et d’être directement connecté aux bases de données d’informations légales. De plus, les documents sont intégrés automatiquement dans le référentiel fournisseurs. L’entreprise et les fournisseurs peuvent aussi y enregistrer des documents, des informations, des notes d’évaluation…

Faire respecter les contrats 
À quoi sert de négocier des tarifs avantageux ou d’attribuer des budgets par fournisseur si les collaborateurs de l’entreprise, acheteurs ou opérationnels, ne les utilisent pas ? Du gestionnaire de commande à l’assistante de direction en passant par le comptable, rares sont ceux qui connaissent les clauses des contrats qui lient le client à un fournisseur. En digitalisant le processus d’approvisionnement, il est possible de donner accès à toutes les données utiles qui aideront les collaborateurs à respecter les contrats et marchés. Terminé l’engagement sans commande qui cadre la relation avec le fournisseur, le SI achat devient le garant du respect des conditions contractuelles.

Créer une stratégie d’achats
Une fois la gestion des tâches récurrentes automatisée, les équipes ont du temps libre pour réaliser des tâches à forte valeur ajoutée. La digitalisation des achats, c’est aussi être en mesure de créer et de piloter une stratégie achat. Un logiciel achat S2P complet permet de mettre en place des plans d’action achat et de les suivre en fonction des objectifs stratégiques et financiers de l’entreprise. L’entreprise est alors en mesure de créer des états de reporting détaillés. Cet outil d’analyse est une aide à la décision indispensable pour les dirigeants.

Respecter les réglementations
L’adoption des lois et réglementations impacte les fonctions achats et finance en leur donnant un rôle décisif dans leur application dans l’entreprise.
Les lois Sapin 2 et Devoir de vigilance imposent des mesures contraignantes de lutte contre la corruption. La digitalisation des Achats permet de mieux suivre les fournisseurs et les sous-traitants pour s’assurer plus certainement de leur conformité.

Devenue obligatoire dans le secteur public avec la mise en place par l’état du portail Chorus,  l’application de la facture éléctronique fournisseurs sera progressive entre entreprises privées avec une date limite définie au 1er janvier 2025. Ici encore, la digitalisation du process d’approvisionnements, de l’expression du besoin jusqu’au traitement de la facture et son rapprochement, répond à un enjeu majeur de cette réforme qui porte sur la récupération et le traitement des données de facturation. La question n’est donc pas de savoir si vous allez dématérialiser vos factures, mais plutôt avec quel logiciel vous allez le faire.

Ces quelques éléments illustrent pragmatiquement en quoi la digitalisation du processus achat est un élément clé pour accompagner l’entreprise dans une croissance à long terme.

Par Laurent Guillot, Directeur Général chez Oxalys